4 Schritte zum wirkungsvollen Kanban-Board für Berater und Coaches: Wie du den Überblick in deinem Business behältst
Updated: 1 day ago
Lieber zuhören als lesen? Kein Problem! Ich hab’ den Artikel für dich eingesprochen. 😊
Eine Kundenanfrage hier, ein dringendes Projekt dort, und zwischendurch noch schnell die Social Media Posts für die nächste Woche planen. Als Berater oder Coach hast du diese Situation vielleicht auch schon ähnlich erlebt.
Abends fragst du dich dann erschöpft: Was habe ich heute eigentlich geschafft? Und das, obwohl dein Business seit Jahren läuft und die Kunden zufrieden sind.
Dabei hast du dir genau das Gegenteil vorgenommen, als du dein Business gestartet hast: Du wolltest eigenständig, strukturiert und mit klarem Überblick arbeiten.
Und genau das ist möglich, mit der richtigen Methode! In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du mit einem Kanban-Board wieder den Überblick in deinem Business gewinnst.
In nur 4 konkreten Schritten führen wir dich zu einem System, das dir hilft, dein Business mit mehr Leichtigkeit zu steuern. Und damit du direkt starten kannst, bekommst du von uns ein fertiges Miro-Template dazu.
Inhalt des Artikels:
Das steckt hinter Kanban
Kanban ist eine agile Methode, die dir hilft, deine Arbeit zu organisieren und zu steuern. Stell dir ein digitales Whiteboard vor, auf dem all deine Aufgaben ihren festen Platz haben, übersichtlich und klar strukturiert.
FunFact:
Der Begriff “Kanban” stammt aus dem Japanischen und bedeutet wörtlich “Signalkarte” oder “Tafel”. Somit hast du mit dieser Methode eine klare Signalkarte, was in deinem Business ansteht 😉.
Die drei wichtigsten Prinzipien von Kanban für dein Business sind:
Sichtbar machen, was alles bei dir ansteht. Alle deine Aufgaben landen auf dem Board, vom Kundenprojekt bis zum Blogartikel. So siehst du auf einen Blick, was in deinem Business gerade los ist.
Klarer Workflow durch Spalten. Deine Aufgaben wandern von links nach rechts durch verschiedene Statusfelder. Zum Beispiel von "To Do" über "In Progress" bis "Done". Das gibt dir eine klare Struktur und zeigt deinen Fortschritt.
Fokus durch begrenzte parallele Aufgaben. Der Schlüssel zu mehr Produktivität liegt darin, nicht zu viele Dinge gleichzeitig anzufangen. Du legst mit Kanban fest, wie viele Aufgaben du maximal parallel bearbeitest.
Besonders als Berater oder Coach profitierst du von dieser Methode. Du behältst den Überblick über alle Projekte, ohne dass dein Kopf ständig Verwaltungszentrale spielen muss. Außerdem siehst du sofort, wenn sich zu viele Aufgaben ansammeln, noch bevor du in Stress gerätst.
In 4 Schritten zu deinem Kanban-Board
Wir zeigen dir jetzt, wie du dein eigenes Kanban-Board aufbaust und es direkt in dein Daily-Business integrierst.
1. Dein digitales Board erstellen
Wir nutzen Miro für unser Kanban-Board, weil es flexibel ist und du es von überall erreichen kannst. Natürlich kannst du auch ein Trello-Board nutzen oder ein anderes ähnliches Tool 😊.
Damit du nicht bei null anfangen musst, haben wir ein fertiges Miro-Template für dich vorbereitet. Es enthält bereits die wichtigsten Spalten und ist sofort einsatzbereit.
2. Die richtigen Aufgaben ins Board bringen
Hier kommt der wichtigste Schritt. Sammle alle deine aktuellen Aufgaben in deinem Business. Von Kundenprojekten bis zu kleinen Admin-Aufgaben, alles kommt aufs Board.
Ein Tipp von uns: Sei bei den Tasks so konkret wie möglich. Statt "Marketing machen" wirst du detaillierter, zum Beispiel "LinkedIn-Post zum Thema XY erstellen".
Verteile nun deine Tasks in deine Spalten:
"ToDo": Alle Tasks, die du noch nicht begonnen hast.
"In Progress": Hier kommen alle Tasks rein, die du bereits angefangen hast.
"Hold": Diese Spalte ist für Tasks, bei denen du auf eine Antwort wartest und aktuell nicht weiter daran arbeiten kannst.
"Done": Dies ist der Platz für alle erledigten Tasks.
3. Clevere Limits setzen
Dieser Schritt ist einer der wichtigsten überhaupt, wenn du dein Kanban-Board für dich erstellst – und ja, dieser geht gerne mal vergessen 😉.
Lege fest, wie viele Aufgaben du maximal gleichzeitig bearbeiten willst. Damit legst du für dich eine sogenannte "Work-In-Progress"-Limite (WIP) fest, um nicht zu viel auf einmal zu wollen.
Bei uns hat sich die Regel "Maximal 2–3 Aufgaben in der Spalte 'In Progress'" bewährt. Das klingt für dich vielleicht erst mal nach wenig, doch diese WIP schafft für dich einen unglaublichen Fokus.
4. Deine tägliche 3-Minuten Routine etablieren
Der Schlüssel zum Erfolg von deinem Kanban-Board ist, wenn es nicht in einem Miro-Board verstaubt, sondern regelmäßig genutzt wird.
Etabliere deshalb für dich eine kurze und regelmäßige Board-Routine. Nimm dir jeden Morgen, bevor du mit der ersten Aufgabe startest, 3 Minuten Zeit und check dein Board. Stell dir dabei als Unterstützung folgende Fragen:
Was ist gestern fertig geworden? (Schiebe diese Tasks in die Spalte “Done”)
Was steht heute an?
Welche Aufgabe hat Priorität?
Diese kleine Routine schafft Struktur und gibt dir einen klaren Start in den Tag.
So holst du noch mehr aus deinem Board heraus
Dein Kanban-Board steht, perfekt 🤩. Mit den folgenden drei Extras machst du es noch wertvoller für dein Daily Business:
1. Farben clever nutzen
Ein simpler, doch wirkungsvoller Trick: Nutze verschiedene Farben für unterschiedliche Projekttypen. Bei uns zum Beispiel:
Kundenprojekte sind in gelber Farbe
Marketing-Aufgaben sind grün
Administrative Aufgaben erhalten blau
So siehst du auf einen Blick, wo deine Zeit gerade hinfließt. Vielleicht bemerkst du dabei auch, dass bestimmte Aufgabentypen sich häufen. Für uns ist es ein visueller Anker, um unsere Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern.
Und das Wichtigste: Es macht einfach mehr Spaß, mit einem farbenfrohen Kanban-Board zu arbeiten, als mit einem eintönigen 😉.
2. Mit Energie-Levels arbeiten
Nicht jede Aufgabe braucht die gleiche Energie. Markiere deine Tasks zusätzlich mit:
⚡️ = Volle Konzentration nötig
🌤️ = Mittleres Energie-Level reicht
🌅 = Entspannt nebenbei machbar
So kannst du je nach Tagesform und Energie-Level die passenden Aufgaben auswählen.
Tagging-Tipp: Die Energie-Levels kannst du beim Task als “Tag” definieren. So kannst du jedem Task leicht den benötigten Energielevel-Tag geben.
3. Nahtlos in dein Business integrieren
Mach dein Kanban-Board zum festen Bestandteil deines Business-Alltags:
Erstelle zu deinem Miro-Board ein Lesezeichen, damit du sofort darauf zugreifen kannst.
Lade dir die Miro-App für dein Smartphone herunter, so hast du dein Kanban-Board immer zur Hand.
Lege dir zum Start einen täglichen Reminder für dein 3-Minuten-Update im Kalender fest.
Check das Board am Ende der Woche für deine Wochenplanung, damit fällt der Start in die nächste Woche leichter.
Je einfacher der Zugriff, desto selbstverständlicher wird die Nutzung, und genau das ist unser Ziel.
Aus unserer OverTheMaze-Praxis
Für unser Daily-Business und die Unterstützung unserer Kunden nutzen wir sehr gerne Kanban-Boards. Hier teilen wir mit dir unsere wichtigsten Learnings.
So nutzen wir Kanban konkret
Wir haben verschiedene Boards ausprobiert und immer wieder angepasst. Aktuell arbeiten wir mit einem gemeinsamen Kanban-Board, plus einem individuellen Board für jeden von uns. Das gemeinsame Board nutzen wir für alle Projekte, die wir zusammen umsetzen. Die individuellen Boards helfen uns, unsere persönlichen Aufgaben zu managen.
Was sich bei uns bewährt hat
Ein gemeinsames Weekly am Montag, wo wir die wichtigsten Aufgaben der Woche aufs Board bringen.
Jeder pflegt sein Board täglich, nach oder vor unserem ersten Kaffee 😉.
Freitags schauen wir in unserem fixierten Termin, was wir geschafft haben und was in die nächste Woche wandert.
Am Anfang haben wir mit sehr vielen Spalten im Board gearbeitet. Mittlerweile wissen wir, weniger ist mehr. Die fünf Basis-Spalten "ToDo", “Planned this Week”, "In Progress", "On Hold" und "Done" reichen völlig aus.
Beispiele aus unseren Miro-Boards
Kanban-Board von Conny
Die Spalten sind in meinem Board für mich angepasst, damit ich schnell priorisieren kann. Hier die Erklärung zu meinen Spalten:
TODO: Alle Tasks für den gesamten Monat.
PLANNED FOR WEEK: Tasks, die für die Woche priorisiert sind.
IN PROGRESS: Tasks, an denen aktuell gearbeitet wird.
HOLD: Tasks, bei denen ich aktuell nicht weiter arbeiten kann.
DONE IN THIS WEEK: Erledigte Tasks der Woche passend für unser wöchentliches Meeting.
DONE: Erledigte Tasks insgesamt.
Zudem siehst du auch, dass ich sogenannte Swimlanes für die OKR Übersicht nutze. Jede Swimlane zeigt ein Objective von uns an, damit sehe ich, für welches Objective ich was erledigen will.
Schließlich nutze ich noch Tags (im Bild eingezeichnet), um zusammengehörende Tasks zu kennzeichnen. Zum Beispiel habe ich eine Newsletter Welcome Sequenz erstellt. Alle dazugehörenden Tasks haben den Tag “NL Welcome Sequenz” bekommen, damit ich die Tasks leicht zum jeweiligen Objective legen kann.
Gemeinsames Kanban-Board
Dieses Kanban-Board Layout verwenden wir zwar nicht mehr, gleichzeitig ist es ein wundervolles Beispiel, dass auch ein Kanban-Baord verspielt und übersichtlich zugleich sein kann.
Das bewirkt dein Kanban-Board in deinem Business
Wenn du dein Kanban-Board nun eine Zeit lang nutzt, wirst du verschiedene positive Veränderungen in deinem Business bemerken. Diese Veränderungen haben wir auch in unserem Business und bei unseren Kunden gesehen:
1. Mentale Entlastung – Kopf wieder frei für's Wesentliche
Endlich musst du dir nicht mehr merken, was alles noch zu tun ist. Dein Kanban-Board ist deine verlässliche externe Gedächtnisstütze. Das bedeutet weniger mentaler Ballast und mehr Kapazität für deine eigentlichen Aufgaben.
2. Verbesserte Priorisierung – Endlich die richtigen Prioritäten setzen
Mit dem visuellen Überblick erkennst du sofort, welche Aufgaben wirklich wichtig sind. Du siehst auf einen Blick, wo du aktiv werden kannst und was warten kann. Das hilft dir, deine Zeit und Energie auf die Dinge zu fokussieren, die dein Business wirklich voranbringen.
3. Sichtbare Fortschritte – Erfolge sehen
Deine "Done"-Spalte wächst stetig und zeigt dir schwarz auf weiß (oder bunt auf weiß 😇), was du bereits geschafft hast. Das motiviert ungemein und gibt dir ein klares Bild deiner lebendigen Produktivität. Besonders an stressigen Tagen ist es wertvoll zu sehen, wie viel du schon erreicht hast.
4. Gesteigerte Produktivität – Spürbar steigern
Durch die klare Struktur und die WIP-Limits arbeitest du fokussierter und erledigst Aufgaben effektiver. Du verzettelst dich nicht mehr in zu vielen parallelen Projekten. Das Ergebnis? Mehr erledigte Aufgaben in weniger Zeit und mit weniger Stress.
All diese Veränderungen passieren nicht von heute auf morgen, doch mit jedem Tag, an dem du dein Kanban-Board nutzt, wirst du mehr davon spüren.
Dein nächster Schritt
Lass uns kurz zusammenfassen, was du über dein Kanban-Board jetzt weißt:
Ein klares 4-Schritte-System zum Aufbau deines Boards.
Drei Extras, die dein Board noch wertvoller machen.
Praxiserprobte Tipps aus unserem OverTheMaze-Alltag.
Die konkreten Vorteile für dein Business.
Jetzt bist du dran! Damit du direkt und ohne Verzögerung starten kannst, haben wir für dich unser erprobtes Miro-Template für dein Kanban-Board. Es enthält bereits alle wichtigen Elemente und ist sofort einsatzbereit.
